Ein Notizbuch ist im Vergleich zu einem Tagebuch einfach gehalten, es hat einen schlichten Einband und das Papier ist liniert oder kariert. Notizbücher sind in der Regel etwas günstiger. Hinweis: Weiter unten findest du einen exclusiven Ratgeber zum Thema Zeitmanagement mit Notizbüchern.
Das Organisationstalent der Deutschen, ein Talent um das uns die Welt beneidet - Wie du dein Notizbuch zum perfekten Zeitmanagement nutzt
Leider ist die Wahrheit, dass es kein angeborenes Talent ist, sondern wir alle müssen es lernen. Es gibt viele Möglichkeiten sich zu organisieren und ein perfektes Zeitmanagement zu erreichen. Ein Notizbuch zu nutzen ist dabei natürlich eine sehr gute Idee. Wie du dein Notizbuch am effektivsten nutzt erfährst du in diesem Ratgeber.
Wie dir dein Notizbuch durch gute Organisation Zeit spart
Starre to-do-Listen funktionieren in der heutigen Welt kaum noch, es muss also was Flexibleres her. Die folgenden Schritte werden dir helfen ein flexibles Notizbuch zu gestallten. Eventuell braucht du mehrere Notizbücher.
- Schreibe alle Aufgaben in dein Notizbuch oder auf ein Stück Papier.
- Notiere wieso du diese Aufgaben erledigen willst, dass wird dir bei Schwierigkeiten oder kleineren Durchhängern ein wenig Motivation verschaffen.
- Teile alle Aufgaben in die in Folge aufgelistete Kategorien ein. Wenn eine Tätigkeit in zwei Kategorien passt, sortiere sie in die Kategorie ein, die in der Liste weiter oben liegt.
- Dringende Aufgaben
- Dringende Aufgaben Heute
- Tägliche Aufgaben
- Wöchentliche Aufgaben
- Einmalige Aufgaben
- Lieblings Aufgaben (Hobbys)
- Anstehende Aufgaben
- Reservisten
- Sortiere die Punkte in den einzelnen Listen nach Priorität. Aber jede Liste bleibt für sich, die Punkte sollen sich nicht wieder vermischen. Die Listen solltest du gut sichtbar in deinem Notizbuch platzieren.
- Unterscheide die Tätigkeiten die so lange ausgeführt werden bis sie fertig sind (z.B. Staubsaugen) und die, die Stück für Stück erledigt werden (z.B. lernen, ein Buch schreiben, Sport machen).
- Ordne den Stück für Stück Tätigkeiten eine Zeit zu und schreibe dies auch in dein Notizbuch (z.B. täglich Lesen = 1 Stunde; jeden Freitag Joggen gehen = 45 min).
- Lege eine Reihenfolge fest, in der du die Listen bearbeiten willst, meistens ist das:
- • Dringende Aufgaben Heute
- • Tägliche- und Wöchentliche
- • Dringende
- • Einmalige
- • Hobbys
- • Anstehende (tragen dir auf jeden Fall in deinem Kalender ein wann du mit Diesen beginnen möchtest und ordne sie dann der richtigen Kategorie zu).
- • Reservisten
- Nimm dir jeden Morgen oder Abend ein paar Minuten Zeit um in Ruhe in dein Notizbuch zu schauen und den anstehenden Tag zu planen. Sollten sich die Aufgaben ändern sortiere sie gegeben falls um. (z.B. von Dringend zu Dringend Heute oder von 3 mal wöchentlich auf täglich)
- Konzentriere dich nur auf den obersten unerledigten Punkt deiner Liste und fange mit diesem an. Wichtig: Du darfst auf keinen Fall daran denken ob du zu der anstehenden Tätigkeit Lust oder keine Lust hast, wenn du sie noch nicht begonnen hast. Überlege dir erst, wie viel Lust du heute zu dieser Tätigkeit hast, wenn du sie schon begonnen hast. So kannst du etwaige Motivationsschwierigkeiten entgegenwirken, denn die meisten Motivationsprobleme hat man nur vor dem Beginnen und weniger wenn man schon begonnen hat!
- Schreibe in dein Notizbuch wie die Aufgaben gelaufen sind, was gut gelaufen ist, was das nächste Mal besser werden könnte, wie lange es gedauert hat oder auch wie viel Spaß es gemacht hat.
- Schaue dir die Bücher The Big Five for Life und Die 7 Wege zur Effektivität an und lese sie gegebenenfalls durch. Schreibe deine persönlichen Big Five gut sichtbar in dein Notizbuch.
- Gleiche deine Aufgaben mit deinen Big Five oder auch Big Ten ab und richten sie sie gegebenenfalls aus.
Die letzten drei Schritte sind nur ein gut gemeinter Rat, die Strategie dein Notizbuch flexibel zu machen funktioniert auch ohne sie. Es ist allerdings ein sehr gut gemeinter Rat. Wenn du die Bücher erst in 20 Jahren liest, wirst du dich wahrscheinlich ärgern, dass du sie nicht früher gelesen hast. Und das will ich nicht und du sicherlich auch nicht. Ich verspreche dir, dass es sich lohnen wird.
Die umgedrehte To-Do-Liste bzw. die What-Done-Liste, zur Analyse deines Zeitmanagements
Die meisten streichen in ihrem Notizbuch Punkt für Punkt durch wenn sie ihn erledigt haben und die Sache ist erledigt. Aber dann weist du nicht wie viel Zeit du pro Monat oder pro Jahr mit einer Aufgabe verbracht hast. Also ob du deine Zeit wirklich so eingeteilt hast wie du es wolltest.
Es wird natürlich schwierig bei vielen kleineren Aufgaben, die im Laufe eines Jahres zusammenkommen, den Überblick zu behalten. Eine gute und einfache Möglichkeit dies zu überprüfen ist die What-Done-Liste bzw. der What-Done-Kalender.
Dazu brauchst du nichts weiter als einen Jahreskalender und Textmarker in verschiedenen Farben. Ich erklär es wieder in ein paar Schritten:
- Ordne deinen Hauptaufgaben Farben zu und schreibe es in dein Notizbuch (z.B. Arbeiten = Blau; Hobbys = Gelb; Zeit mit Familie = Grün; Lernen und Lesen = Orange; Sonstiges = Rot).
- Am Ende eines Tages markiere das Feld so wie du den Tag verbracht hast (z.B. wenn du Urlaub hattest und haben den ganzen Tag mit deiner Familie verbracht hast = ganzes Feld Grün; du warst zuerst Arbeiten dann bist du deinem Hobby nachgegangen und abends hast du gelesen = halbes Feld Blau, ¼ Gelb und ¼ Orange).
- Am Ende des Jahres oder auch am Ende jedes Monats überprüfst du, ob die Farbverteilung nach deinen Wünschen ist oder ob du vielleicht eine bestimmte Sache etwas vernachlässigt hast.
Ob du für deinen What-Done-Kalender als großen Jahreskalender an die Wand hängen möchtest oder ob du ihn in einem kleinen Notizbuch unterbringen möchtest bleibt ganz dir überlassen. Wichtig ist nur, dass der Kalender nicht zu Bunt ist, das würde sich mit den Textmarkern mischen und dann ziemlich komisch aussehen.
Achte auf deine Effektivität – ohne sie bringt auch das beste Zeitmanagement nichts
Viele Sportler kennen den Spruch „harte Arbeit besiegt Talent“, soll heißen Talent ist nichts Wert wenn man nicht hart Trainiert. Das mag im richtigem Leben auch gelten, aber da gilt auch „smarte Arbeit besiegt harte Arbeit“, soll heißen es nützt nichts acht Stunden lang ein Loch zu buddeln, nur um es dann acht Stunden lang wieder zu zu buddeln. Es kommt darauf an in welche Dinge sie ihre Zeit investieren! Einfach drauf los rennen und anfangen wie ein Wilder irgendetwas zu machen ist nicht nur absolut nutzlos, sondern auch schädlich. Unsere Gesundheit ist nun mal das wichtigste was wir besitzen, die Physische wie auch die Psychische, wir sollten sie nicht mit sinnlosen Dingen kaputt machen.
Wie integriert man ein Vorhaben z.B. abnehmen, Sport oder gesunde Ernährung in das Zeitmanagement Notizbuch?
Um ein derartiges Projekt zu starten ist es wichtig sich langsam daran zu gewöhnen. Viele scheitern, weil sie ein solches Vorhaben direkt als tägliche oder wöchentliche Aufgabe ansehen. Besser wäre es eine gewünschte Gewohnheit zunächst als dringende einmalige Aufgabe anzusehen, die so schnell es geht erreicht werden muss.
Beispiel: Für jemanden, der noch nie zuvor Sport gemacht hat, ist es ein grausamer Gedanke für den Rest seines Lebens jeden zweiten Tag Sport zu machen. Deshalb würde es mehr Sinn machen sich das Ziel zu setzten 50 Stunden Sport gemacht zu haben bevor man sich entscheidet ob man dies ein Leben lang durchhalten kann.
Nach 50 Stunden Sport ist schon eine gute Gewohnheit entstanden die die Wahl des permanenten Sporttreibens wahrscheinlicher macht!
Nutze dein Notizbuch um eine neue Gewohnheit zu dokumentieren und dir Notizen zu dessen Gelingen zu machen
Schreibe es in deine Notizbücher, wann du Sport gemacht hast, für wie lange und wie anstrengend es für dich war. Das wird dir helfen zu erkenne wann du dich steigern kannst. Du kannst auch ein extra Trainings-Notizbuch anlegen, das du mit zum Sport nimmst und aufschreiben welche Übungen du gemacht hast. Wahrscheinlich solltest du wirklich ein extra Notizbuch dafür verwenden, sonst musst du das vollgeschwitzte Notizbuch den ganzen Tag mit dir rumtragen.
Arten von Notizbüchern
Generell sind Notizbücher liniert oder kariert. Es gibt aber auch welche die komplett blanko sind. Blanko Notizbücher werden meist als Journal bzw. als Journal verwendet, dies bleibt aber jedem selbst überlassen, um sich Notizen zu machen sind jedenfalls aller Varianten geeignet.
Der Umschlag kann entweder ein Hardcover oder ein Softcover sein. Softcover sind meistens etwas günstiger und werden eher als Notizheft bezeichnet. Alle Varianten findest du oben auf der Seite.
Interessante Artikel
Warum dich ein Tagebuch glücklich macht
PDF zur Vertiefung
http://www.dr-ruehle.de/files/9_zeitmanagement_neu.pdf
https://www.deimeke.net/dirk/blog/uploads/zeit-_und_selbstmanagement.pdf